SwipeGuide: Hướng tiếp cận lấy người dùng làm trung tâm trong Hướng dẫn công việc

Phương pháp lấy người dùng làm trung tâm trong Hướng dẫn công việc

Cách viết hướng dẫn cho hướng dẫn công việc

Viết hướng dẫn công việc theo cùng cách bạn viết một cuốn sách hướng dẫn - với phương pháp dựa trên nghiên cứu và lấy người dùng làm trung tâm. Tăng cường hiệu quả với thiết kế hướng dẫn.

Chúng tôi đã áp dụng các nguyên tắc cần thiết để viết một cuốn sách hướng dẫn (và làm cho nó xuất sắc), và áp dụng chúng vào thế giới phức tạp của hướng dẫn công việc cho ngành công nghiệp sản xuất.

SwipeGuide coi trọng thiết kế hướng dẫn. Triết lý và quá trình suy nghĩ đằng sau tại sao hướng dẫn và sách hướng dẫn người dùng lại hiệu quả quan trọng không kém nội dung bên trong chúng. Thường thì, chúng ta thấy các công cụ truyền đạt [kiến thức] thất bại đơn giản chỉ vì thiết kế kém.

Đó là lý do tại sao chúng tôi đã sử dụng những nghiên cứu học thuật được đánh giá ngang hàng tốt nhất để trở thành chuyên gia về thiết kế hướng dẫn tối giản hiệu quả - và đã mang phương pháp này đến một số nhà sản xuất hàng đầu thế giới.

Hãy xem trang của chúng tôi về thiết kế hướng dẫn tối giản để tìm hiểu thêm về nghiên cứu này chi tiết hơn.

Hướng dẫn tốt hơn cho ngành công nghiệp sản xuất đang thay đổi.

Chúng ta đều cảm nhận được tác động của công nghiệp 4.0 đối với ngành công nghiệp sản xuất. Máy móc thông minh hơn, kết nối rộng hơn, và tốc độ sản xuất và vận hành trên sàn nhà máy ngày càng nhanh.

Điều này là tin tốt cho các công ty, nhưng cũng có nghĩa rằng các nhóm cần các giải pháp chia sẻ kiến thức phù hợp với tốc độ nhanh của [đổi mới và sản xuất] và cung cấp khả năng kết nối trên toàn chuỗi giá trị toàn cầu.

Thiết kế và cấu trúc của hướng dẫn công việc của bạn tạo ra một tác động đáng kể trên sàn nhà máy. Bằng cách cung cấp cho người dùng cuối của bạn các hướng dẫn rõ ràng và súc tích, bạn có thể mong đợi tăng hiệu quả vận hành, giảm thời gian chết, và các quy trình đào tạo hiệu quả hơn.

Cấu trúc và rõ ràng là chìa khóa trong hướng dẫn.

Các chuyên gia thiết kế hướng dẫn đồng ý rằng sự kết hợp giữa tối giản và cấu trúc là chìa khóa để:

• Năng suất
• Hiểu biết
• Học hỏi

Người dùng cần các hướng dẫn mang tính hành động và tối giản, nhưng cũng cần các hướng dẫn theo một cấu trúc nhất định. Cấu trúc của hướng dẫn công việc cần phải vừa tạo điều kiện cho các hành động chính xác, vừa giúp người dùng làm việc theo nhịp độ của riêng họ và dễ dàng tham khảo tài liệu khi cần.

Mỗi hướng dẫn công việc được tạo ra trong nền tảng SwipeGuide đều theo định dạng này. Việc có một phương pháp nhất quán về cấu trúc giúp khách hàng của chúng tôi tái tạo các hướng dẫn công việc chất lượng với nỗ lực tối thiểu. Mô hình này là biểu diễn trực quan của bốn thành phần chính trong việc viết một cuốn sách hướng dẫn cho nhà máy:

• Hướng dẫn
• Chủ đề
• Hướng dẫn
• Bước

Dưới đây, chúng ta sẽ khám phá các thành phần này chi tiết hơn và [tìm hiểu lý do tại sao chúng giúp tạo ra việc học thực sự và hiệu quả cao hơn trên sàn nhà máy. 

Hướng dẫn.

Yếu tố cơ bản của mọi hướng dẫn là “hướng dẫn”. Bạn có thể xem hướng dẫn như toàn bộ quyển sách in của một sản phẩm, từ trang đầu đến trang cuối. Nó chứa tất cả các chủ đề, hướng dẫn và bước của cách sử dụng một sản phẩm cụ thể.

Hướng dẫn.

Hướng dẫn bao gồm nhiều hướng dẫn nhỏ hơn được thiết kế để đưa một nhiệm vụ từ trạng thái ban đầu đến trạng thái mong muốn. Hướng dẫn làm việc của Multipacker OCME gồm nhiều hướng dẫn riêng biệt, được trình bày ở trên, bao gồm:

• Chuẩn bị máy móc
• Chuẩn bị bộ phân chia
• An toàn là trên hết

Mỗi hướng dẫn này chứa một số bước nhất định, được thiết kế để mô tả các hành động riêng biệt, rời rạc.

Bước.

Các bước là mô tả chi tiết trong các hướng dẫn. Chúng cho người dùng thấy quá trình từng bước để thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Mỗi hướng dẫn đều có mục tiêu rõ ràng, và mô tả mục tiêu đó luôn nên hướng tới nhiệm vụ và ngắn gọn. Lấy ví dụ hướng dẫn “Chuẩn bị máy móc” trong hướng dẫn làm việc của Multipacker OCME.

Người dùng thực hiện các bước này bằng cách vuốt qua các hướng dẫn trên thiết bị di động hoặc máy tính để bàn.

Mỗi bước nên bao gồm một hình ảnh rõ ràng (hình tĩnh hoặc gif ngắn) đi kèm với một câu đơn rõ ràng, tập trung vào nhiệm vụ.

Để đạt mức độ học hỏi và rõ ràng cao nhất, các nhiệm vụ nên được mô tả bằng thì hiện tại chủ động (cài đặt, nhấn, nhấp, theo dõi).

Tối đa 10-12 bước được khuyến nghị để hướng dẫn của bạn hiệu quả.

Khi bạn muốn người dùng ghi nhớ một nhiệm vụ, hạn chế thông tin tối đa trong 5-7 bước.

Lỗi có thể gây hậu quả thảm khốc trên sàn nhà máy. Lý thuyết thiết kế hướng dẫn dạy chúng ta rằng nơi tốt nhất để ngăn chặn (và sửa lỗi) là trong chính các hướng dẫn công việc. Thông tin bổ sung về một bước cụ thể có thể được chỉ định bằng bốn biểu tượng - dựa trên lý thuyết về bản đồ thông tin:

1. Cảnh báo:

Cảnh báo người vận hành về các nguy cơ an toàn tiềm ẩn và các nhiệm vụ dễ mắc lỗi. Sử dụng phân tích để giúp xác định các khu vực vấn đề trong quy trình sản xuất của bạn.

2. Mẹo:

Cung cấp mô tả chi tiết hơn với thông tin bổ sung về cách thực hiện bước.

3. Tuyến đường thay thế:

Một cách khác để thực hiện cùng một nhiệm vụ với kết quả tương tự.

4. Sửa lỗi:

Lỗi xảy ra. Khi chúng xảy ra, điều quan trọng là phải sửa chữa nhanh chóng và hiệu quả. Sửa lỗi hướng người dùng đến giải pháp dễ nhất có thể cho một lỗi có khả năng xảy ra.

Kết luận.

Theo các chuyên gia về thiết kế hướng dẫn tối giản, hướng dẫn công việc trên sàn nhà máy nên được xây dựng theo cùng cách mà bạn có thể viết một hướng dẫn sử dụng cho máy xay sinh tố. Sản phẩm và nhiệm vụ có thể thay đổi, nhưng bộ não con người cần một tập hợp các tham số nhất định để thúc đẩy việc học và làm hiệu quả.

Hãy làm theo các bước đơn giản này khi tạo hướng dẫn công việc kỹ thuật số:

• Cấu trúc hướng dẫn công việc của bạn theo một hệ thống phân cấp hướng dẫn rõ ràng, theo từng bước
• (hướng dẫn - chủ đề - hướng dẫn - bước).
• Sử dụng giọng nói chủ động khi viết hướng dẫn.
• Giữ cho nó ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
• Sử dụng hình ảnh rõ ràng để minh họa bước.
• Chia nhỏ một nhiệm vụ thành nhiều nhiệm vụ phụ khác nhau.
• Tách tất cả thông tin bổ sung trong các biểu tượng (cảnh báo - mẹo - tuyến đường thay thế - sửa lỗi).
• Chia sẻ nó với người dùng cuối của bạn một cách kỹ thuật số.

Để biết thêm thông tin về cách tạo hướng dẫn công việc tối giản tuyệt vời, hãy xem trang của chúng tôi về chủ đề tại đây.