SwipeGuide: gebruikersgerichte aanpak in werkinstructies

Gebruikersgerichte aanpak in Werkinstructies

Hoe schrijf je een handleiding voor Werkinstructies

Schrijf werk instructies op dezelfde manier als je een handleiding schrijft - met een onderzoeksgestuurde en gebruikersgerichte aanpak. Versterk efficiëntie met instructieontwerp.

We hebben de principes die nodig zijn om een handleiding te schrijven (en deze geweldig te maken), toegepast op de genuanceerde wereld van werk instructies voor de productie-industrie.

SwipeGuide neemt instructieontwerp serieus. De filosofie en denkwijze achter waarom instructies en gebruikershandleidingen effectief zijn, is net zo belangrijk als de inhoud ervan. Te vaak zien we dat [kennis] leveringstools falen door een slecht ontwerp.

Daarom hebben we het beste van peer-reviewed academisch onderzoek gebruikt om een autoriteit te worden op het gebied van effectief minimalistisch instructieontwerp - en deze aanpak geleverd aan enkele van 's werelds toonaangevende fabrikanten.

Bekijk onze pagina over minimalistisch instructieontwerp om meer te leren over dit onderzoek in detail.

Beter instructies voor een veranderende productie-industrie.

We hebben allemaal de effecten van industrie 4.0 op de productie-industrie gevoeld. Slimmere machines, grotere connectiviteit, en een razendsnel tempo voor productie en operatie op de werkvloer.

Dit is goed nieuws voor bedrijven, maar het betekent ook dat teams kennisdelingsoplossingen nodig hebben die gelijke tred houden met het snelle tempo van [innovatie en productie] en connectiviteit bieden over een wereldwijde waardeketen.

Het ontwerp en de structuur van je werk instructies maken een belangrijke impact op de werkvloer. Door je eindgebruikers duidelijke en to-the-point werk instructies te geven, kun je een verhoogde operationele efficiëntie, minder stilstand en meer effectieve trainingsprocedures verwachten.

Structuur en duidelijkheid zijn essentieel in instructies.

Experts in instructieontwerp zijn het erover eens dat een combinatie van minimalisme en structuur de sleutel is tot:

• Productiviteit
• Begrip
• Leren

Gebruikers hebben instructies nodig die actiegericht en minimalistisch zijn, maar ook instructies die een bepaalde structuur volgen. De structuur van een werk instructie moet zowel de juiste acties faciliteren als een gebruiker in staat stellen op zijn eigen tempo te werken en gemakkelijk materiaal te raadplegen onderweg.

Elke werk instructie die binnen het SwipeGuide-platform wordt gemaakt, volgt dit formaat. Een consistente aanpak van structuur stelt onze klanten in staat om kwaliteitsvolle werk instructies met minimale inspanning te reproduceren. Dit model is een visuele weergave van de vier kerncomponenten van het schrijven van een handleiding voor de fabrieksvloer:

• Gids
• Onderwerp
• Instructie
• Stap

Hieronder zullen we deze componenten in meer detail verkennen en [leren waarom ze helpen om echt leren en grotere efficiëntie op de werkvloer te creëren. 

Gids.

Het basiselement van elke instructie is de “gids.” Je kunt de gids zien als het volledige papieren boekje van een product, van de eerste tot de laatste pagina. Het bevat elk onderwerp, elke instructie en elke stap over hoe je een specifiek product gebruikt.

Instructie.

Een gids bestaat uit verschillende instructies die bedoeld zijn om een taak van de initiële staat naar de gewenste staat te brengen. De werk instructie van Multipacker OCME bestaat uit een aantal aparte instructies, zoals hierboven gedemonstreerd, waaronder:

• Bereid de machine voor
• Bereid scheider voor
• Veiligheid eerst

Deze instructies bevatten elk een bepaald aantal stappen, ontworpen om individuele discrete acties te beschrijven.

Stap.

Stappen zijn de gedetailleerde beschrijvingen binnen instructies. Ze tonen de gebruiker het stapsgewijze proces van het uitvoeren van een taak. Er is een duidelijk doel in elke instructie, en de beschrijving van het doel moet daarom altijd taakgericht en to the point zijn. Laten we de instructie “Bereid de machine voor” in de werk instructie van Multipacker OCME als voorbeeld nemen.

De gebruiker volgt deze stappen door te swipen door de instructies op een mobiel apparaat of desktop.

Elke stap moet bestaan uit een duidelijke visuele ondersteuning (statisch beeld of korte gif) ondersteund door een duidelijke, taakgerichte zin.

Voor het hoogste niveau van leerbaarheid en duidelijkheid moeten de taken worden beschreven in de actieve tegenwoordige tijd (installeer, druk, klik, volg).

Vermijd lange, woordrijke zinnen en we raden aan taken op te splitsen in twee of meer subtaken wanneer de gebruiker meerdere acties moet uitvoeren.

Een maximum van 10-12 stappen wordt aanbevolen om je instructies effectief te maken.

Wanneer je wilt dat gebruikers een taak uit het hoofd leren, beperk de informatie dan tot maximaal 5-7 stappen.

Fouten kunnen catastrofale gevolgen hebben op de fabriekvloer. Instructioneel ontwerp leert ons dat de beste plek om fouten te voorkomen (en te corrigeren) binnen de werk instructies zelf ligt. Extra informatie over een bepaalde stap kan worden aangegeven met vier iconen - gebaseerd op de theorie van informatie mapping:

1. Waarschuwing:

Waarschuw operators voor potentiële veiligheidsrisico’s en foutgevoelige taken. Gebruik analytics om probleemgebieden in je productieprocessen te identificeren.

2. Tip:

Geef een meer gedetailleerde beschrijving met extra informatie over hoe je de stap uitvoert.

3. Alternatieve route:

Een alternatieve manier om dezelfde taak uit te voeren met hetzelfde resultaat.

4. Oplossingen:

Fouten gebeuren. Wanneer dat gebeurt, is het essentieel dat ze snel en effectief worden gecorrigeerd. Oplossingen wijzen gebruikers de gemakkelijkste potentiële oplossing voor een waarschijnlijke fout.

Conclusie.

Volgens de experts in minimalistisch didactisch ontwerp moeten werkvoorschriften op de werkvloer op dezelfde manier worden opgebouwd als een handleiding voor een blender. Het product en de taak kunnen veranderen, maar de menselijke hersenen hebben een bepaald aantal parameters nodig om effectief te leren en te handelen.

Volg deze eenvoudige stappen bij het maken van digitale werkvoorschriften:

• Structuur je werkvoorschriften in een duidelijke, stapsgewijze instructiehiërarchie
• (gids - onderwerp - instructie - stap).
• Gebruik een actieve toon bij het schrijven van instructies.
• Houd het kort en bondig.
• Gebruik een duidelijke visuele weergave om de stap te illustreren.
• Verdeel een taak in verschillende sub-taken.
• Schei alle aanvullende informatie af in iconen (waarschuwingen - tips - alternatieve routes - foutoplossingen).
• Deel het digitaal met je eindgebruikers.

Voor meer informatie over het maken van goede minimalistische werkvoorschriften, bekijk onze pagina over het onderwerp hier.