SwipeGuide: Enfoque centrado en el usuario en las instrucciones de trabajo

Enfoque centrado en el usuario en las instrucciones de trabajo

Cómo escribir un manual para instrucciones de trabajo

Escribe instrucciones de trabajo de la misma manera que escribes un manual: con un enfoque basado en la investigación y centrado en el usuario. Potencia la eficiencia con un diseño instruccional.

Hemos tomado los principios necesarios para escribir un manual (y hacerlo excelente), y los hemos aplicado al mundo matizado de las instrucciones de trabajo para la industria manufacturera.

SwipeGuide toma en serio el diseño instruccional. La filosofía y el proceso de pensamiento detrás de por qué las instrucciones y manuales de usuario son efectivos son tan importantes como el contenido dentro de ellos. Con demasiada frecuencia, vemos que las herramientas de entrega de [conocimiento] fracasan simplemente por un mal diseño.

Por eso, hemos utilizado lo mejor de la investigación académica revisada por pares para convertirnos en una autoridad en diseño instruccional minimalista efectivo, y hemos entregado este enfoque a algunos de los principales fabricantes del mundo.

Consulta nuestra página sobre diseño instruccional minimalista para aprender más sobre esta investigación en detalle.

Mejores instrucciones para una industria manufacturera en cambio.

Todos hemos sentido los efectos de la industria 4.0 en la industria manufacturera. Máquinas más inteligentes, mayor conectividad y un ritmo vertiginoso para la producción y operación en el piso de fábrica.

Esto es una buena noticia para las empresas, pero también significa que los equipos necesitan soluciones de compartición de conocimiento que mantengan el ritmo del rápido avance de [innovación y producción] y proporcionen conectividad a lo largo de toda la cadena de valor global.

El diseño y estructura de tus instrucciones de trabajo tiene un impacto significativo en el piso de la fábrica. Al proporcionar a tus usuarios finales instrucciones de trabajo claras y directas, puedes esperar una mayor eficiencia operativa, reducción del tiempo de inactividad y procedimientos de entrenamiento más efectivos.

La estructura y claridad son clave en las instrucciones.

Los expertos en diseño instruccional coinciden en que una combinación de minimalismo y estructura son la clave para:

• Productividad
• Comprensión
• Aprendizaje

Los usuarios necesitan instrucciones que sean orientadas a la acción y minimalistas, pero también instrucciones que sigan una estructura particular. La estructura de una instrucción de trabajo debe facilitar las acciones correctas y también permitir que un usuario trabaje a su propio ritmo y consulte fácilmente el material en movimiento.

Cada instrucción de trabajo creada dentro de la plataforma SwipeGuide sigue este formato. Tener un enfoque consistente en la estructura permite a nuestros clientes reproducir instrucciones de trabajo de calidad con un esfuerzo mínimo. Este modelo es una representación visual de los cuatro componentes clave para escribir un manual para el piso de la fábrica:

• Guía
• Tema
• Instrucción
• Paso

A continuación, exploraremos estos componentes con mayor detalle y [aprendamos por qué ayudan a crear un aprendizaje real y una mayor eficiencia en la planta de producción. 

Guía.

El elemento básico de cada instrucción es la “guía”. Puedes ver la guía como todo el folleto en papel de un producto, desde la primera hasta la última página. Contiene cada tema, instrucción y paso de cómo usar un producto específico.

Instrucción.

Una guía consiste en varias instrucciones diseñadas para llevar una tarea desde su estado inicial hasta su estado deseado. La instrucción de trabajo de Multipacker OCME consta de varias instrucciones separadas, demostradas arriba, incluyendo:

• Preparar la máquina
• Preparar divisor
• Seguridad primero

Estas instrucciones contienen cada una un cierto número de pasos, diseñados para describir acciones individuales discretas.

Paso.

Los pasos son las descripciones detalladas dentro de las instrucciones. Muestran al usuario el proceso paso a paso para realizar una tarea dada. Hay un objetivo claro en cada instrucción, y la descripción del objetivo debe ser siempre orientada a la tarea y concreta. Tomemos como ejemplo la instrucción “Preparar la máquina” en la instrucción de trabajo de Multipacker OCME.

El usuario sigue estos pasos deslizando las instrucciones en un dispositivo móvil o en un escritorio.

Cada paso debe consistir en una representación visual clara (imagen estática o gif corto) apoyada por una oración clara, centrada en la tarea.

Para el nivel más alto de aprendizaje y claridad, las tareas deben describirse en tiempo presente activo (instalar, presionar, hacer clic, seguir).

Evite oraciones largas y recomendamos dividir las tareas en dos o más sub-tareas cuando el usuario necesite realizar varias acciones.

Se recomienda un máximo de 10-12 pasos para que sus instrucciones sean efectivas.

Cuando desee que los usuarios memoricen una tarea, limite la información a un máximo de 5-7 pasos.

Los errores pueden tener consecuencias catastróficas en la planta de producción. La teoría del diseño instruccional nos enseña que el mejor lugar para prevenir (y corregir) errores es dentro de las propias instrucciones de trabajo. Se puede indicar información adicional sobre un paso en particular con cuatro íconos, basados en la teoría del mapeo de información:

1. Advertencia:

Alertar a los operadores sobre posibles riesgos de seguridad y tareas propensas a errores. Utilice análisis para ayudar a identificar áreas problemáticas en sus flujos de trabajo de fabricación.

2. Consejo:

Proporcione una descripción más detallada con información adicional sobre cómo realizar el paso.

3. Ruta alternativa:

Una forma alternativa de realizar la misma tarea con el mismo resultado.

4. Correcciones:

Los errores ocurren. Cuando lo hacen, es esencial que se corrijan rápida y eficazmente. Las correcciones dirigen a los usuarios a la solución potencial más sencilla para un error probable.

Conclusión.

Según los expertos en diseño instruccional minimalista, las instrucciones de trabajo en el piso de producción deben construirse de la misma manera que escribirías un manual para una licuadora. El producto y la tarea pueden cambiar, pero el cerebro humano necesita un conjunto determinado de parámetros para facilitar un aprendizaje y una ejecución efectivos.

Sigue estos pasos simples al crear instrucciones de trabajo digitales:

• Estructura tus instrucciones de trabajo en una jerarquía de instrucciones clara y paso a paso
• (guía - tema - instrucción - paso).
• Usa un tono activo de voz al escribir instrucciones.
• Manténlo corto y directo.
• Utiliza una visualización clara para ilustrar el paso.
• Divide una tarea en varias subtareas diferentes.
• Separa toda información adicional en íconos (advertencias - consejos - rutas alternativas - correcciones de errores).
• Compártelo con tus usuarios finales digitalmente.

Para más información sobre cómo crear excelentes instrucciones de trabajo minimalistas, consulta nuestra página sobre el tema aquí.