Chuyển đổi AI từ PDF sang Hướng dẫn L2L: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm

Tài liệu này nêu rõ những hạn chế và cách sử dụng phù hợp của hệ thống chuyển đổi PDF được hỗ trợ bởi AI, tích hợp vào L2L Hướng dẫn.

Hệ thống AI với vai trò là công cụ hỗ trợ

Hệ thống chuyển đổi AI là một trợ lý thông minh được thiết kế để đơn giản hóa quy trình chuyển đổi tài liệu PDF sang nền tảng L2L Hướng dẫn. Hệ thống không thay thế phán đoán, chuyên môn hoặc trách nhiệm của con người. Mục đích chính của hệ thống là đẩy nhanh quá trình tạo nội dung và hỗ trợ người dùng, chứ không thay thế việc xem xét và hoàn thiện thủ công.

Khả năng xảy ra lỗi và thông tin không chính xác

Hệ thống AI là một mô hình phức tạp, phân tích cấu trúc tài liệu, văn bản và hình ảnh để tạo hướng dẫn công việc. Mặc dù rất tiên tiến, hệ thống không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Hệ thống có thể tạo ra nội dung:

• Không chính xác hoặc không đầy đủ: Cách AI diễn giải nội dung PDF có thể bỏ sót các chi tiết quan trọng, đọc sai văn bản (đặc biệt trong các tài liệu hoặc hình ảnh được quét), hoặc không trích xuất được tất cả thông tin liên quan từ các bố cục phức tạp.

• Có cấu trúc không chính xác: AI có thể diễn giải sai hệ thống phân cấp nội dung, gộp các phần không liên quan hoặc chia nội dung không phù hợp khi tạo hướng dẫn, chủ đề và chỉ dẫn.
• Dựa trên sự diễn giải sai: AI có thể hiểu sai thuật ngữ kỹ thuật, cảnh báo an toàn, các bước quy trình hoặc nội dung trực quan, dẫn đến các chỉ dẫn không chính xác hoặc tiềm ẩn nguy cơ không an toàn.
• Thiếu ngữ cảnh: AI không có chuyên môn trong lĩnh vực cụ thể và có thể không hiểu các yêu cầu đặc thù của ngành, quy trình an toàn hoặc nhu cầu tuân thủ quy định cần được đưa vào hướng dẫn công việc.

Trách nhiệm của người dùng

Là người dùng hệ thống này, bạn có trách nhiệm xem xét và xác thực một cách cẩn trọng tất cả nội dung do AI tạo ra. Điều này bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Đánh giá nội dung kỹ lưỡng: Luôn xem xét toàn bộ nội dung đã chuyển đổi về độ chính xác, đầy đủ và đúng đắn trước khi xuất bản hoặc chia sẻ hướng dẫn với người dùng cuối.
• Xác minh thông tin nghiêm trọng: Đối chiếu các thông số kỹ thuật, cảnh báo an toàn, phép đo, số bộ phận và các bước quy trình với tài liệu nguồn ban đầu và các chuyên gia về chủ đề.
• Xác minh tài liệu: Đảm bảo các tài liệu chính xác được tải lên để tránh chia sẻ thông tin nhạy cảm hoặc bảo mật. Kiểm tra kỹ việc chọn tệp trước khi gửi.
• Đảm bảo chất lượng: Đảm bảo hình ảnh được trích xuất và định vị chính xác, các bước theo đúng trình tự và tất cả thông tin quan trọng về an toàn được thể hiện chính xác.
• Thực hành phán đoán chuyên môn: Đầu ra của AI nên được sử dụng như một bản nháp hoặc điểm khởi đầu. Chuyên môn và kiến thức của bạn về hoạt động vận hành là yếu tố thiết yếu để tạo ra các hướng dẫn công việc an toàn, chính xác và hiệu quả.
• Báo cáo vấn đề: Nếu xác định được các lỗi nghiêm trọng, vấn đề mang tính hệ thống hoặc nội dung chuyển đổi gây hiểu nhầm, vui lòng báo cáo ngay cho bộ phận hỗ trợ Hướng dẫn L2L. Phản hồi của bạn rất quan trọng đối với việc cải thiện hệ thống.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm về việc tạo nội dung bằng AI

Vui lòng xem tất cả nội dung do AI tạo là bản nháp sơ bộ. Mặc dù hệ thống này giúp đẩy nhanh quá trình tạo tài liệu, hệ thống được cung cấp "nguyên trạng" và cần được con người xác minh. Để ngăn ngừa lỗi hoặc sai lệch về an toàn, vui lòng đảm bảo một người có đủ năng lực xem xét đầu ra về độ chính xác và đầy đủ trước khi sử dụng.

Dữ liệu của bạn an toàn và được bảo mật

Chúng tôi rất coi trọng quyền riêng tư dữ liệu của bạn.

Cách chúng tôi bảo vệ dữ liệu của bạn:

• Các tệp của bạn được gửi để xử lý qua các kết nối bảo mật, được mã hóa (HTTPS)
• Chỉ những người dùng đã xác thực với quyền phù hợp mới có thể sử dụng tính năng chuyển đổi bằng AI
• Nội dung đã chuyển đổi được lưu trực tiếp vào nền tảng L2L Hướng dẫn của bạn
• Các quyền kiểm soát truy cập đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể xem và chỉnh sửa nội dung đã chuyển đổi
• Các tệp PDF đã tải lên được Google lưu trữ tối đa 48 giờ và sau đó tự động bị xóa.

  • Tệp không được "lưu trữ" theo nghĩa truyền thống (như ổ đĩa đám mây để lưu giữ lâu dài). Thay vào đó, tệp được tải lên một "môi trường suy luận" tạm thời. Vì các mô hình AI không thể đọc tệp trực tiếp từ máy tính cục bộ, PDF phải được tải lên môi trường bảo mật của Google, nơi tệp được "token hóa" (chuyển đổi sang định dạng mà AI có thể hiểu). Khoảng thời gian 48 giờ là giới hạn tối đa được thiết kế nhằm nâng cao hiệu quả. Khoảng thời gian này cho phép chúng tôi đặt nhiều câu hỏi về một tài liệu mà không cần tải lên và xử lý lại tài liệu cho từng truy vấn riêng lẻ.
    Các tệp được mã hóa và chỉ liên kết với API Key cụ thể được ứng dụng của chúng tôi sử dụng. Các tệp không thể truy cập thông qua URL công khai.

Nội dung được phân tích:

• Chỉ các tệp PDF mà bạn chủ động tải lên để chuyển đổi
• Nội dung tài liệu được gửi đến dịch vụ Gemini AI trong Google Workspace của tổ chức chúng tôi để xử lý.
• Văn bản, hình ảnh và cấu trúc tài liệu được phân tích để tạo hướng dẫn cho L2L Hướng dẫn

Những điều chúng tôi không thực hiện:

• Chúng tôi không chia sẻ tài liệu của bạn với bên thứ ba nào ngoài Google Gemini để xử lý.
• Dữ liệu của bạn vẫn được giữ riêng tư và không được đưa vào các quy trình đào tạo mô hình của Google.
• Chúng tôi không sử dụng tài liệu hoặc nội dung đã chuyển đổi của bạn để đào tạo các mô hình AI

Bộ phận Hỗ trợ L2L có thể kiểm soát quyền truy cập vào tính năng này thông qua cài đặt quyền và vô hiệu hóa tính năng này bất cứ lúc nào nếu được yêu cầu.

Câu hỏi thường gặp

1. Bạn có thể chia sẻ cụ thể chúng tôi đang sử dụng mô hình và phiên bản Google Gemini nào cho chức năng này không?

Trả lời: Để đảm bảo chất lượng đầu ra và bảo mật ở mức cao nhất, đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi duy trì lịch cập nhật nghiêm ngặt. Khi Google phát hành các cải tiến về hiệu suất và bản vá cho mô hình Gemini, chúng tôi cập nhật hệ thống tích hợp của mình để tương thích. Do đó, số phiên bản cụ thể thường xuyên thay đổi nhằm đảm bảo bạn luôn sử dụng mô hình có năng lực cao nhất và an toàn nhất hiện có. Sản phẩm hiện tại đang sử dụng gemini-2.5-flash.

2. Bạn có thể chia sẻ môi trường suy luận để xử lý các tệp PDF được đặt ở đâu/trong những quốc gia nào không

Trả lời: Môi trường suy luận để xử lý các tệp PDF được đặt cùng vị trí với môi trường L2L hiện có của bạn.

Khi dịch vụ xử lý gọi API Gemini, các yêu cầu này theo mặc định sẽ được chuyển đến hạ tầng suy luận sẵn có gần nhất của Google.

3. Bạn có thể chia sẻ những biện pháp bảo vệ nào được áp dụng để ngăn chặn việc rò rỉ các tệp PDF khỏi môi trường suy luận và làm thế nào để đảm bảo chúng được xóa trong vòng 48 giờ không

Trả lời: L2L duy trì gói đăng ký doanh nghiệp trả phí với Google để sử dụng Gemini. Không giống các phiên bản miễn phí dành cho người tiêu dùng của những công cụ này, thỏa thuận thương mại của chúng tôi nghiêm cấm Google sử dụng bất kỳ dữ liệu khách hàng nào để đào tạo các mô hình nền tảng của họ. Dữ liệu của bạn vẫn được bảo mật trong phiên bản của bạn, chỉ được sử dụng cho mục đích phân tích theo yêu cầu và không được đưa vào bất kỳ quy trình học tập nào của Google.

Dịch vụ xử lý L2L đã được cập nhật để kích hoạt việc xóa tệp ngay lập tức sau khi hoàn tất quá trình phân tích, kể cả trong trường hợp xảy ra lỗi.

4. Có khả năng tải lên các tệp khác ngoài PDF không, mặc dù về mặt lý thuyết công cụ này chỉ được tạo ra để xử lý PDF (xét cho cùng, công nghệ nền tảng là AI đa mục đích)

Trả lời: Mặc dù công nghệ Gemini nền tảng là một AI đa mục đích có khả năng xử lý nhiều loại dữ liệu đầu vào khác nhau, nền tảng L2L áp dụng các biện pháp kiểm soát nghiêm ngặt ở cấp ứng dụng. Phần mềm của chúng tôi được lập trình cố định để chỉ chấp nhận và xử lý các tệp PDF. Việc cố gắng tải lên các loại tệp khác sẽ bị hệ thống từ chối ngay lập tức, đảm bảo công cụ chỉ được sử dụng cho mục đích xử lý tài liệu đã định.

5. Bạn có thể giải thích chi tiết hơn về điểm sau: Dữ liệu của bạn vẫn được bảo mật và không được sử dụng trong các quy trình đào tạo mô hình của Google.

Xem câu trả lời số 3.