Importações de Peças de Reposição do seu Sistema ERP ou MRP para o Módulo de Peças de Reposição L2L e Possíveis Mensagens de Erro

Importando para o L2L de um Sistema MRP / ERP externo Muitos clientes do L2L usam um Sistema ERP ou MRP externo, de terceiros, em conjunto com o Módulo de Peças de Reposição do L2L. Se você é um desses clientes, este artigo de suporte foi escrito especialmente para você. Como em todas as cargas de peças de reposição, há muitas coisas para acompanhar. Recomendamos que você siga as melhores práticas que você encontrará neste artigo. Mesmo antes de clicar no botão 'Escolher Arquivo' na sua tela de 'Importar um Novo Arquivo', considere o protocolo de nomenclatura que deseja usar, não apenas para esta importação, mas também para as futuras. Escolha um nome que faça sentido para o tipo de arquivo e importação que você realizará. Se todo arquivo que você importar for nomeado como spares.xlsx ou parts.csv, você criará mais trabalho para si mesmo e para os outros no futuro. Pense assim: Carga Diária de Peças de Reposição ERP para L2L 5 de julho.xlsx

Agora vamos guiá-lo passo a passo sobre como fazer uma importação de peças de reposição.

O nome do arquivo indica claramente qual importação você está fazendo e quando. Depois de clicar em 'Escolher Arquivo' e selecionar seu arquivo com nome apropriado, prossiga para o 'PRÓXIMO PASSO'. Mas antes de continuar, observe a parte destacada da minha captura de tela abaixo: Seu arquivo deve conter 1 Linha de Cabeçalho, composta por Cabeçalhos de Coluna, seguida pelos dados. Fácil, não é? Apenas lembre-se disso ao começarmos a visualizar a prévia dos dados que você está prestes a carregar.

1 Linha de Cabeçalho (de Cabeçalhos de Coluna nomeados) seguida por dados

Lembre-se da nota sobre seu arquivo xls ou csv contendo 1 Linha de Cabeçalho seguida por dados? A captura de tela destacada abaixo informa e ilustra que as 3 primeiras linhas do seu arquivo são exibidas logo abaixo da Linha de Cabeçalho, que é a linha de nomes dos Cabeçalhos das Colunas. Esses Cabeçalhos de Coluna nomeados são o foco deste artigo. Antes de avançarmos para eles, observe que as três primeiras linhas sempre são exibidas no topo da página. Por que é importante você saber disso? Porque ao prosseguir para mapear os Campos da Tabela, você pode retornar imediatamente ao topo da página, onde tem uma pré-visualização tanto dos nomes dos Cabeçalhos das Colunas quanto dos dados que preenchem as células nas linhas abaixo de cada Cabeçalho de Coluna.

Logo abaixo da Linha de Cabeçalho, Passo 1: Selecionar Planilha, é exibido um menu suspenso. Essa seleção permite que você informe ao sistema qual aba do arquivo importar.

Passo 2: Filtrar por Colunas/Valores (opcional) - Ignore este passo, pois não é necessário para realizar uma importação. (Filtro por Coluna - Sem filtros selecionados, importando todos os registros = exatamente o que você deseja ver.)

Passo 3: Descrever os itens a Importar

É aqui que você escolhe uma opção no menu suspenso para especificar o tipo de carga de dados que está prestes a realizar. Para os fins deste artigo, a carga de dados presumida é uma Sincronização Completa de Peças de Reposição. Se você estiver importando dados de peças de reposição de um ERP ou MRP externo e enviando para o L2L, esse é precisamente o tipo de carga de dados que você está realizando. Observe que os outros tipos de cargas de peças de reposição são descritos em detalhes em outros artigos neste site.

O software utilizado na sua instalação para ajudar a gerenciar peças de reposição pode ser um destes: ERP | MRP | QAD | M2M | SAP ou outro software. Para os fins desta discussão, vamos presumir que todas essas fontes de software oferecem a mesma funcionalidade.

Independentemente do seu ERP externo, os nomes dos Cabeçalhos de Coluna certamente variarão dos nomes atribuídos a cada um dos Campos da Tabela que você irá mapear no L2L. Portanto, é muito importante entender o significado e o propósito de cada Campo da Tabela. Duas empresas diferentes, no mesmo ou em setores diferentes, podem usar o mesmo software MRP, e ainda assim o protocolo de nomenclatura dos Cabeçalhos de Coluna é quase garantido que será diferente em cada caso. Outra razão pela qual é fundamental entender o que você está mapeando para o L2L e por quê. Ao importar dados para o L2L, os Campos da Tabela no L2L são consistentes. Como benefício adicional para o usuário final, todos os Campos da Tabela do L2L que você precisa mapear estão listados em ordem alfabética para sua conveniência e facilidade de uso. De nada!

Você também notará que os Campos da Tabela alternados são destacados em cores diferentes. Isso torna muito mais fácil alinhar suas respostas ao Campo da Tabela correto ao fazer o mapeamento.

Etapa 4: Mapear Campos da Tabela para Colunas

Abaixo você encontrará um gráfico detalhado ilustrando como Mapear os Campos da Tabela de Importação do L2L para os Cabeçalhos de Coluna correspondentes do MRP/ERP de amostra:

Coluna A - Campos da Tabela de Sincronização de Peças de Reposição do L2L para Mapear

Coluna B > indicando opções para Mapear os Campos da Tabela

Colunas C & D: Exemplos de Cabeçalhos de Coluna de ERP/MRP/QAD/M2M/SAP ou outro software

Coluna E: Use como guia para Mapear os Campos da Tabela do L2L para seus equivalentes externos

Muitos de nossos clientes integram o L2L Spares com seu Sistema ERP. Nesses casos, as Importações de Peças são realizadas diariamente usando dados extraídos desse Sistema ERP. A maioria das pessoas que realizam esses uploads diários criou e salvou um modelo (Campos de Tabela Mapeados) que usam dia após dia.

Modelos salvos estão disponíveis no menu suspenso em Etapa 4: Mapear Campos da Tabela para Colunas. É por isso que eles são chamados de Modelos de Mapeamento de Campos de Tabela Salvos. Não há nada inerentemente errado com essa prática e não desencorajamos isso.

Se você vir esta mensagem de erro: 

Aqui vem o aviso, importar Peças deve sempre ser abordado com cautela. Importações de Peças não são plug-and-play. Recomendamos fortemente que os clientes primeiro exportem todas as peças atuais e mantenham esse arquivo, separado de, e além do arquivo que estão carregando, antes de realizar uma importação de peças como uma Melhor Prática. (Porque um erro pode apagar todos os seus dados de peças ao realizar uma Sincronização Completa de Peças. Isso é tão importante que merece ser repetido.)

Uma constante sobre o software é que ele está sempre mudando. Por essa razão, o importador deve estar bem informado sobre o assunto. Embora você possa realizar esse tipo de upload praticamente todos os dias, não pode abordá-lo de forma casual.

Você pode encontrar mensagens de erro ocasionalmente. Algumas delas são facilmente decifráveis, ou seja, uma mensagem fácil de entender, como, 'Centro de Custo --ABC 123-- não existe'. Essas também são fáceis de resolver: basta criar um Centro de Custo em seu site e pronto.

As causas mais frequentes de mensagens de erro durante as Importações de Peças são:

• Os Campos de Mapeamento da Tabela não estão mapeados corretamente
• Algo mudou para que seu salvo Modelo de Campo de Mapeamento da Tabela não esteja mais preciso
• Colunas foram adicionadas/removidas/renomeadas no seu arquivo de importação
• Os Cabeçalhos das Colunas foram adicionados/removidos/renomeados no seu arquivo de importação
• O arquivo, formatação ou dados do seu arquivo de importação ERP foram modificados
• A Ferramenta de Importação em si foi modificada pela L2L (embora isso aconteça extremamente infrequentemente, sempre há a possibilidade)

Por razões citadas acima, é fundamental que você entenda como os Cabeçalhos das Colunas do arquivo que está importando se correlacionam com as seleções individuais de Campo de Tabela às quais você 'mapeia' ao criar seus Modelos de Campo de Mapeamento da Tabela, ou seja, as opções disponíveis para selecionar no menu suspenso de cada item da linha. Quando você tem uma compreensão clara dessas relações de Campo de Tabela + Coluna, mensagens de erro não são páreo para você!

A seguir, você encontrará o seguinte:

# 1 - Captura de tela de exemplos de Campos de Mapeamento de Tabela Salvos. Estes são nomeados e então salvos usando o ícone de disquete imediatamente à direita ao realizar o Passo 4.

# 2 - 'Selecionar Planilha': usado se você estiver importando um arquivo com várias abas. Os Cabeçalhos das Colunas são exibidos juntamente com as 3 primeiras linhas da planilha para garantir que você esteja carregando a aba correta.

# 3 - Esta captura de tela mostra todos os itens da linha a serem 'mapeados' nos Campos de Tabela e seus Correspondentes Cabeçalhos de Coluna.

# 4 - Captura de tela das seleções de menu suspenso de Campo de Tabela individual

# 5 - Cabeçalhos de Coluna definidos para todas as exportações de peças de reposição da L2L.

Captura de Tela # 1: Ilustração das opções de Campo de Mapeamento de Tabela salvas anteriormente disponíveis para seleção:

Captura de Tela # 2: - Passo 1: Selecionar Planilha (mostrando as 3 primeiras linhas [do arquivo que você está importando])

Observe que cada Cabeçalho de Coluna no arquivo de importação tem um Cabeçalho de Coluna correspondente refletido na exibição das 'top 3 linhas'. Por favor, note também que estes não estão na mesma ordem, portanto, o mapeamento é necessário.

Etapa 3, Descrever os Itens a Importar e Selecionar a Tabela para importar esses itens, requer "Spares Full Sync" quando você estiver realizando uma importação diária de peças de reposição. Observe também o aviso: *Spares Full Sync removerá todos os locais e fornecedores que não estiverem contidos no arquivo de upload.

Captura de Tela # 3: - Esta captura de tela mostra todos os itens de linha a serem 'mapeados' nos Campos da Tabela e suas Colunas (Cabeçalhos) correspondentes. Neste exemplo, a maioria dos Campos da Tabela a serem mapeados correlaciona-se diretamente com seus cabeçalhos de coluna.

*Observe que isso nem sempre será o caso. O arquivo de importação do seu sistema ERP pode ter nomenclaturas variadas. Por exemplo, quando L2L se refere a 'Custo', isso pode ser chamado de 'Preço', 'Precificação', etc. Seu site também pode ter especificado rótulos diferentes, tornando fundamental que a pessoa que realiza a importação compreenda os campos que está mapeando.

*Observe também que você não deve deixar nenhuma opção de mapeamento de Campo da Tabela sem selecionar uma resposta de cada menu suspenso individual. Falhar em mapear todos os Campos da Tabela impedirá que o botão "FAZER IMPORTAÇÃO" seja exibido para seleção.

*Além disso, alguns dos Campos da Tabela relacionados ao Fornecedor não possuem Cabeçalhos de Coluna correspondentes, como mostrado na exportação de peças de reposição do L2L. Embora essa informação seja muito útil, os Campos específicos do Fornecedor não precisam ser mapeados para uma importação bem-sucedida de peças de reposição.

*Qualquer Campo da Tabela que não tenha uma seleção de Cabeçalho de Coluna correspondente ainda requer uma resposta. Você deve selecionar 'String Vazia' ou 'Nulo'. Em geral, use String Vazia para aqueles Campos da Tabela onde a resposta esperada é numérica e use Nulo para aqueles Campos onde a resposta esperada é texto ou alfanumérico. Da mesma forma, você deve marcar a caixa 'Valores Únicos Não Importam'. Se não fizer isso, o botão "FAZER IMPORTAÇÃO" não estará disponível para seleção.

Captura de Tela # 3

Captura de Tela # 4: Seleções de dropdown de campo de tabela individual para as quais você mapeia ao criar seus Modelos de Campo de Mapeamento de Tabela. Novamente, os campos de ambas as fontes não estão na mesma ordem. Quando os nomes não coincidirem exatamente, você terá uma experiência mais fácil ao mapeá-los quando entender seus significados.

# 5 - Abaixo estão os Cabeçalhos de Coluna para todas as exportações de peças sobressalentes do L2L. O número de itens, bem como a redação, provavelmente não será o mesmo em todas as importações.

id - identificador único criado pelo L2L e usado apenas dentro do banco de dados. Para uso exclusivo do L2L.

externalid - um identificador externo para cada peça dentro dos sobressalentes do L2L. Não obrigatório.

site - identifica sua planta específica quando a empresa possui várias localizações. Obrigatório.

partnumber - nome identificador individual (numérico ou alfanumérico) para cada uma de suas peças sobressalentes. Obrigatório.

shortpartnumber - pode ser uma abreviação de todo o número da peça. Não obrigatório a menos que especificado para seu site de acordo com suas Configurações de Peças Sobressalentes. 

quantity - Número total de peças fisicamente disponíveis no momento da importação. Obrigatório.

description - Descrição da peça sobressalente. Obrigatório. 

active -  A peça está atualmente ativa? Resposta True / False obrigatória. Obrigatório.

created - Data em que o número da peça foi criado no sistema. Não obrigatório, sistema populado.

obsolete - a peça está ou logo não estará mais disponível para uso, não disponível para compra, substituída por uma peça diferente, adquirida de um fornecedor diferente, etc. Obrigatório. 

cost - o preço por unidade de emissão de medida. Obrigatório.

minimum - número mínimo de peças. Obrigatório.

optimum - o número ideal preferido de peças em estoque. Obrigatório.

info - informações adicionais sobre a peça. Não obrigatório a menos que especificado para o seu site de acordo com as Configurações de Peças de Reposição.

manufacturer - nome da parte externa que fabrica a peça. Não obrigatório a menos que especificado para o seu site de acordo com as Configurações de Peças de Reposição.

manufacturer_partnumber - o número atribuído à peça pelo fabricante. Não obrigatório a menos que especificado para o seu site de acordo com as Configurações de Peças de Reposição.

lastupdated - a última data em que as informações da peça foram alteradas. Sistema populado.

lastordered - a data em que a peça foi solicitada pela última vez. Não obrigatório.

createdby - o nome da pessoa, sistema, API que criou inicialmente a peça. Sistema populado.

lastupdatedby - o nome da pessoa, sistema, API que editou os detalhes da peça por último. Sistema populado.

critical - Requer uma resposta Verdadeiro / Falso e é Obrigatório.

image - uma foto foi anexada à peça, requer uma resposta Verdadeiro / Falso. Não obrigatório.

unit_of_measure - como a peça é consumida na fábrica: por metro, unidade, caixa, libra, grama, etc. Obrigatório.

refresh - Bandeira de Atualização força a atualização dos registros de peças L2L sempre que os dados do ERP forem atualizados. Não obrigatório.

part_category - classificações para peças de reposição. Não obrigatório a menos que especificado para o seu site de acordo com as Configurações de Peças de Reposição.

taxable - requer uma resposta Verdadeiro / Falso, mas não é campo obrigatório.

synchronized - transações em L2L são espelhadas no sistema ERP. Não obrigatório.

external_master - referência fora do L2L com a qual a peça está associada. Não obrigatório.

date_to_order - data futura mais próxima para solicitar a peça. Não obrigatório.

po_unit_of_measure - como as peças são compradas: palete, caixa, rolo, tambor, etc. Obrigatório.

Qty By Bin - número de peças em estoque por localização de bin. Não obrigatório.

Bin Location - onde os bins estão localizados dentro da sua fábrica. Não obrigatório.

Fornecedor - parte externa que fornece esta peça. Não obrigatório a menos que especificado para o seu site de acordo com as configurações de Peças de Reposição. 

Número da Peça do Fornecedor - informações de identificação do fornecedor externo. Não obrigatório.

Quantidade em Pedido - número de peças atualmente em pedido. Não obrigatório. 

Armazém - informações de localização física onde as peças estão armazenadas. Não obrigatório.

Máquinas Associadas - máquina(s) que podem consumir a peça. Não obrigatório.

Uso em 12 Meses - quantidade de peças consumidas no último período de 12 meses. Não obrigatório.

Custo em 12 Meses - custo das peças consumidas no último período de 12 meses. Não obrigatório.

Uso no Ano até a Data - quantidade de peças consumidas durante o ano calendário atual até a data. Não obrigatório.

Custo no Ano até a Data - custo total do número de peça individual consumido durante o ano calendário atual até a data. Não obrigatório.