PDF naar L2L Gidsen AI-conversie: Disclaimer

Dit document beschrijft de beperkingen en het juiste gebruik van het AI-aangedreven PDF-conversiesysteem dat is geïntegreerd in L2L Gidsen.

AI-systeem als hulpmiddel

Het AI-conversiesysteem is een intelligente assistent die is ontworpen om het proces van het converteren van PDF-documenten naar het L2L Gidsen-platform te stroomlijnen. Het is geen vervanging voor menselijk oordeel, expertise of verantwoordelijkheid. Het primaire doel ervan is het versnellen van contentcreatie en het ondersteunen van onze gebruikers, niet het vervangen van handmatige beoordeling en verfijning.

Mogelijkheid van fouten en onnauwkeurigheden

Het AI-systeem is een complex model dat documentstructuur, tekst en afbeeldingen analyseert om werkinstructies te genereren. Hoewel het zeer geavanceerd is, is het niet onfeilbaar. Het kan content produceren die:

• Onnauwkeurig of onvolledig is: De interpretatie van PDF-content door de AI kan belangrijke details missen, tekst verkeerd lezen (vooral in gescande documenten of afbeeldingen) of er niet in slagen alle relevante informatie uit complexe lay-outs te halen.

• Onjuist gestructureerd is: De AI kan de hiërarchie van content verkeerd interpreteren, niet-gerelateerde secties samenvoegen of content onjuist opsplitsen bij het maken van gidsen, onderwerpen en instructies.
• Gebaseerd is op een verkeerde interpretatie: De AI kan technische terminologie, veiligheidswaarschuwingen, procedurele stappen of visuele content verkeerd begrijpen, wat kan leiden tot onjuiste of potentieel onveilige instructies.
• Context mist: De AI beschikt niet over domeinexpertise en begrijpt mogelijk geen branchespecifieke vereisten, veiligheidsprotocollen of vereisten voor naleving van regelgeving die in werkinstructies moeten worden opgenomen.

Verantwoordelijkheid van de gebruiker

Als gebruiker van dit systeem bent u verantwoordelijk voor het kritisch beoordelen en valideren van alle door AI gegenereerde content. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:

• Grondige inhoudsbeoordeling: Controleer altijd de volledige geconverteerde inhoud op nauwkeurigheid, volledigheid en correctheid voordat u instructies publiceert of deelt met eindgebruikers.
• Verificatie van kritieke informatie: Vergelijk technische specificaties, veiligheidswaarschuwingen, metingen, onderdeelnummers en procedurestappen met de oorspronkelijke brondocumenten en vakspecialisten.
• Documentverificatie: Zorg ervoor dat de juiste documenten worden geüpload om te voorkomen dat gevoelige of vertrouwelijke informatie wordt gedeeld. Controleer de bestandsselectie nogmaals vóór verzending.
• Kwaliteitsborging: Zorg ervoor dat afbeeldingen correct worden geëxtraheerd en geplaatst, stappen in de juiste volgorde staan en alle veiligheidskritieke informatie nauwkeurig wordt weergegeven.
• Professioneel oordeel uitoefenen: De uitvoer van de AI moet worden gebruikt als concept of uitgangspunt. Uw expertise en kennis van uw werkzaamheden zijn essentieel voor het maken van veilige, nauwkeurige en effectieve werkinstructies.
• Problemen melden: Als u aanzienlijke fouten, systematische problemen of misleidende conversies vaststelt, meld deze dan onmiddellijk aan de ondersteuning van L2L Gidsen. Uw feedback is van vitaal belang voor het verbeteren van het systeem.

Disclaimer over AI-generatie

Behandel alle door AI gegenereerde inhoud als een voorlopig concept. Hoewel dit systeem helpt bij het versnellen van het maken van documenten, wordt het geleverd "zoals het is" en is menselijke verificatie vereist. Om fouten of veiligheidsafwijkingen te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat een gekwalificeerd persoon de uitvoer vóór gebruik op nauwkeurigheid en volledigheid controleert.

Uw gegevens zijn veilig en beveiligd

Wij nemen uw gegevensprivacy serieus.

Hoe wij uw gegevens beschermen:

• Uw bestanden worden voor verwerking verzonden via beveiligde, versleutelde verbindingen (HTTPS)
• Alleen geauthenticeerde gebruikers met de juiste rechten kunnen de AI-conversiefunctie gebruiken
• Geconverteerde inhoud wordt rechtstreeks opgeslagen op uw L2L Guides-platform
• Toegangscontroles zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers geconverteerde inhoud kunnen bekijken en bewerken
• Geüploade PDF-bestanden worden maximaal 48 uur door Google opgeslagen en daarna automatisch verwijderd.

  • Het bestand wordt niet in de traditionele zin "opgeslagen" (zoals op een cloudstation voor langdurige bewaring). In plaats daarvan wordt het geüpload naar een tijdelijke "inferentieomgeving". Omdat AI-modellen bestanden niet rechtstreeks vanaf een lokale computer kunnen lezen, moet de PDF worden geüpload naar de beveiligde omgeving van Google, waar deze wordt "getokeniseerd" (omgezet naar een indeling die de AI kan begrijpen). De periode van 48 uur is een maximale limiet die is ontworpen voor efficiëntie. Hierdoor kunnen we meerdere vragen over een document stellen zonder het voor elke afzonderlijke vraag opnieuw te hoeven uploaden en verwerken.
    De bestanden zijn versleuteld en uitsluitend gekoppeld aan de specifieke API-sleutel die door onze applicatie wordt gebruikt. De bestanden zijn niet toegankelijk via openbare URL's.

Wat wordt geanalyseerd:

• Alleen de PDF-bestanden die u expliciet uploadt voor conversie
• Documentinhoud wordt naar de Gemini AI-service binnen de Google Workspace van onze organisatie verzonden voor verwerking.
• Tekst, afbeeldingen en documentstructuur worden geanalyseerd om instructies voor L2L Guides te genereren

Wat we niet doen:

• We delen uw documenten niet met derden buiten Google Gemini voor verwerking.
• Uw gegevens blijven privé en worden uitgesloten van de modeltrainingsprocessen van Google.
• We gebruiken uw documenten of geconverteerde inhoud niet om AI-modellen te trainen

L2L Support kan de toegang tot deze functie beheren via machtigingsinstellingen en deze functie op elk gewenst moment uitschakelen als daarom wordt gevraagd.

Veelgestelde vragen

1. Kunt u aangeven welk specifiek model en welke versie van Google Gemini u voor deze functionaliteit gebruikt?

Antwoord: Om de hoogste kwaliteit van de output en beveiliging te garanderen, hanteert ons engineeringteam een strikt updateschema. Wanneer Google prestatieverbeteringen en patches voor het Gemini-model uitbrengt, werken wij onze integratie bij om deze te volgen. Daarom verandert het specifieke versienummer regelmatig, zodat u altijd het meest capabele en veilige model gebruikt dat beschikbaar is. Het huidige product maakt gebruik van gemini-2.5-flash.

2. Kunt u aangeven waar/in welke landen de inferentieomgeving voor het verwerken van pdf's zich bevindt

Antwoord: De inferentieomgeving voor het verwerken van PDF's bevindt zich samen met uw bestaande L2L-omgeving.

Wanneer de verwerkingsservice de Gemini API aanroept, gaan deze verzoeken standaard naar de dichtstbijzijnde beschikbare inferentie-infrastructuur van Google.

3. Kunt u aangeven welke waarborgen er zijn tegen het lekken van PDF's uit de inferentieomgeving en hoe u ervoor zorgt dat deze binnen 48 uur worden verwijderd

Antwoord: L2L heeft een betaald enterprise-abonnement bij Google voor het gebruik van Gemini. In tegenstelling tot de gratis consumentenversies van deze tools, verbiedt onze commerciële overeenkomst Google expliciet om klantgegevens te gebruiken voor het trainen van hun basismodellen. Uw gegevens blijven privé binnen uw instantie, worden uitsluitend gebruikt voor de gevraagde analyse en zijn uitgesloten van alle leerprocessen van Google.

De L2L-verwerkingsservice is bijgewerkt om bestanden onmiddellijk na voltooiing van de analyse te verwijderen, zelfs in het geval van een fout.

4. Is het mogelijk om andere bestanden dan PDF's te uploaden, ook al is de tool theoretisch alleen voor PDF's gemaakt (de onderliggende technologie is tenslotte General Purpose AI)

Antwoord: Hoewel de onderliggende Gemini-technologie een AI voor algemene doeleinden is die verschillende invoerformaten kan verwerken, past het L2L-platform strikte controles op applicatieniveau toe. Onze software is hardgecodeerd om alleen PDF-bestanden te accepteren en te verwerken. Pogingen om andere bestandstypen te uploaden, worden onmiddellijk door het systeem afgewezen, zodat de tool uitsluitend wordt gebruikt voor het beoogde doel van documentverwerking.

5. Kunt u de volgende punten nader toelichten: Uw gegevens blijven privé en zijn uitgesloten van de modeltrainingsprocessen van Google.

Zie antwoord #3.