Conversion par IA de PDF en guides L2L : Avertissement

Ce document décrit les limitations et l'utilisation appropriée du système de conversion de PDF alimenté par l'IA intégré à L2L Guides.

Le système d'IA comme outil d'assistance

Le système de conversion par IA est un assistant intelligent conçu pour simplifier le processus de conversion de documents PDF vers la plateforme L2L Guides. Il ne remplace ni le jugement humain, ni l'expertise, ni la responsabilité. Son objectif principal est d'accélérer la création de contenu et d'aider nos utilisateurs, et non de remplacer la vérification et le perfectionnement manuels.

Possibilité d'erreurs et d'inexactitudes

Le système d'IA est un modèle complexe qui analyse la structure, le texte et les images des documents afin de générer des instructions de travail. Bien qu'il soit très avancé, il n'est pas infaillible. Il peut produire du contenu qui est :

• Inexact ou incomplet : l'interprétation du contenu des PDF par l'IA peut omettre des détails essentiels, mal interpréter le texte (en particulier dans les documents numérisés ou les images) ou ne pas extraire toutes les informations pertinentes de mises en page complexes.

• Incorrectement structuré : l'IA peut mal interpréter la hiérarchie du contenu, fusionner des sections sans lien ou diviser le contenu de manière inappropriée lors de la création de guides, de sujets et d'instructions.
• Fondé sur une mauvaise interprétation : l'IA peut mal comprendre la terminologie technique, les avertissements de sécurité, les étapes procédurales ou le contenu visuel, ce qui peut entraîner des instructions incorrectes ou potentiellement dangereuses.
• Manque de contexte : l'IA ne possède pas d'expertise dans le domaine et peut ne pas comprendre les exigences propres à un secteur, les protocoles de sécurité ou les besoins de conformité réglementaire qui devraient être inclus dans les instructions de travail.

Responsabilité de l'utilisateur

En tant qu'utilisateur de ce système, vous êtes responsable de l'examen critique et de la validation de tout contenu généré par l'IA. Cela comprend notamment :

• Révision approfondie du contenu : vérifiez toujours l'intégralité du contenu converti afin d'en assurer l'exactitude, l'exhaustivité et la conformité avant de le publier ou de partager des instructions avec les utilisateurs finaux.
• Vérification des informations critiques : recoupez les spécifications techniques, les avertissements de sécurité, les mesures, les numéros de pièces et les étapes de procédure avec les documents sources originaux et les experts en la matière.
• Vérification des documents: assurez-vous que les bons documents sont importés afin d'éviter de partager des informations sensibles ou confidentielles. Vérifiez attentivement la sélection des fichiers avant l'envoi.
• Assurance qualité : assurez-vous que les images sont correctement extraites et positionnées, que les étapes sont dans le bon ordre et que toutes les informations essentielles à la sécurité sont représentées avec exactitude.
• Exercice du jugement professionnel : le résultat généré par l'IA doit être utilisé comme brouillon ou point de départ. Votre expertise et votre connaissance de vos opérations sont essentielles à la création d'instructions de travail sûres, précises et efficaces.
• Signalement des problèmes : si vous identifiez des erreurs importantes, des problèmes systématiques ou des conversions trompeuses, veuillez les signaler immédiatement au support de L2L Guides. Vos commentaires sont essentiels à l'amélioration du système.

Avertissement concernant la génération par l'IA

Veuillez considérer tout contenu généré par l'IA comme un brouillon préliminaire. Bien que ce système contribue à accélérer la création de documents, il est fourni « tel quel » et nécessite une vérification humaine. Afin d'éviter les erreurs ou les écarts en matière de sécurité, veuillez vous assurer qu'une personne qualifiée vérifie l'exactitude et l'exhaustivité du résultat avant son utilisation.

Vos données sont sûres et sécurisées

Nous prenons très au sérieux la confidentialité de vos données.

Comment nous protégeons vos données :

• Vos fichiers sont envoyés pour traitement via des connexions sécurisées et chiffrées (HTTPS)
• Seuls les utilisateurs authentifiés disposant des autorisations appropriées peuvent utiliser la fonctionnalité de conversion par IA
• Le contenu converti est enregistré directement sur votre plateforme L2L Guides
• Les contrôles d'accès garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter et modifier le contenu converti
• Les fichiers PDF importés sont conservés par Google pendant 48 heures au maximum, puis automatiquement supprimés.

  • Le fichier n'est pas « stocké » au sens traditionnel du terme (comme sur un espace de stockage cloud destiné à une conservation à long terme). Il est plutôt téléversé dans un « environnement d'inférence » temporaire. Comme les modèles d'IA ne peuvent pas lire directement les fichiers depuis un ordinateur local, le PDF doit être téléversé dans l'environnement sécurisé de Google, où il est « tokenisé » (converti dans un format que l'IA peut comprendre). La période de 48 heures est une limite maximale conçue pour être efficace. Elle nous permet de poser plusieurs questions sur un document sans devoir le téléverser et le retraiter pour chaque requête.
    Les fichiers sont chiffrés et associés uniquement à la clé API spécifique utilisée par notre application. Les fichiers ne sont pas accessibles via des URL publiques.

Ce qui est analysé :

• Uniquement les fichiers PDF que vous téléversez explicitement pour conversion
• Le contenu des documents est envoyé au service d'IA Gemini au sein de notre Google Workspace d'organisation pour traitement.
• Le texte, les images et la structure du document sont analysés afin de générer des instructions pour L2L Guides

Ce que nous ne faisons pas :

• Nous ne partageons pas vos documents avec des tiers autres que Google Gemini pour le traitement.
• Vos données restent privées et sont exclues des processus d'entraînement des modèles de Google.
• Nous n'utilisons pas vos documents ni votre contenu converti pour entraîner des modèles d'IA

Le support L2L peut contrôler l'accès à cette fonctionnalité via les paramètres d'autorisation et désactiver cette fonctionnalité à tout moment sur demande.

FAQ

1. Pouvez-vous indiquer quel modèle et quelle version spécifiques de Google Gemini vous utilisez pour cette fonctionnalité ?

Réponse : Afin de garantir la meilleure Qualité de sortie et la Sécurité, notre équipe d’ingénierie maintient un calendrier de mise à jour rigoureux. Lorsque Google publie des améliorations de performance et des correctifs pour le modèle Gemini, nous mettons à jour notre Intégration en conséquence. Par conséquent, le numéro de version spécifique change fréquemment afin de vous assurer que vous utilisez toujours le modèle le plus performant et le plus sécurisé disponible. Le produit actuel utilise gemini-2.5-flash.

2. Pouvez-vous indiquer où et dans quels pays se trouve l’environnement d’inférence utilisé pour le traitement des PDF ?

Réponse : L’environnement d’inférence utilisé pour le traitement des PDF est colocalisé avec votre environnement L2L existant.

Lorsque le service de traitement appelle l’API Gemini, ces requêtes sont dirigées par défaut vers l’Infrastructure d’inférence disponible la plus proche de Google.

3. Pouvez-vous indiquer quelles mesures de protection existent contre la fuite des PDF depuis l’environnement d’inférence et comment vous vous assurez qu’ils sont supprimés dans les 48 heures ?

Réponse : L2L dispose d’un abonnement professionnel payant auprès de Google pour l’utilisation de Gemini. Contrairement aux versions grand public gratuites de ces outils, notre accord commercial interdit explicitement à Google d’utiliser les données des clients pour entraîner ses modèles de base. Vos données restent privées dans votre instance, sont utilisées uniquement pour l’analyse demandée et sont exclues de tout processus d’apprentissage de Google.

Le service de traitement L2L a été mis à jour afin de déclencher la suppression immédiate des fichiers dès la fin de l’analyse, même en cas d’erreur.

4. Est-il possible de téléverser d’autres fichiers que des PDF, même si l’outil est théoriquement conçu uniquement pour les PDF (la technologie sous-jacente étant après tout une IA à usage général) ?

Réponse : Bien que la technologie Gemini sous-jacente soit une IA à usage général capable de traiter divers types d’entrées, la plateforme L2L applique des contrôles stricts au niveau de l’application. Notre logiciel est programmé pour accepter et traiter uniquement les fichiers PDF. Toute tentative de téléverser d’autres types de fichiers sera immédiatement rejetée par le système, garantissant ainsi que l’outil est utilisé uniquement pour le traitement de documents prévu.

5. Pouvez-vous développer les points suivants : vos données restent privées et sont exclues des processus d’entraînement des modèles de Google.

Voir la réponse n° 3.