Assurez-vous que le contenu de votre plateforme d’instructions SwipeGuide est vérifié et approuvé par les personnes autorisées avant sa publication

Approbation des Guides, avec le journal des versions et des activités, vous permet de contrôler et de standardiser les documents soumis à des contrôles qualité stricts, en faisant vérifier les Guides avant de pouvoir les publier.

L’approbation des Guides est une fonctionnalité que nous pouvons activer au niveau de la plateforme (incluse dans Enterprise+).

L’administrateur de la plateforme et les administrateurs peuvent configurer l’approbation des Guides.

Comment fonctionne l’approbation des Guides ?

Cette fonctionnalité convient parfaitement aux organisations qui souhaitent exercer un contrôle plus strict sur la qualité et/ou la conformité des Guides. Par exemple, pour un producteur de boissons, nous observons l’application suivante. L’entreprise utilise SwipeGuide pour créer des SOP et des instructions de travail. Pour chaque ligne de Production, une équipe crée et gère les Guides. Les Guides créés doivent toujours être vérifiés et approuvés par un ingénieur et le responsable de la ligne. Les étapes suivantes sont donc nécessaires pour configurer et utiliser l’approbation des Guides au sein d’une équipe.

1. Activez l’approbation des Guides pour votre ou vos équipe(s) : Une fois cette fonctionnalité activée sur votre plateforme, les administrateurs de la plateforme et les administrateurs peuvent activer l’approbation des Guides pour chaque équipe.

2. Attribuez le rôle d’approbateur aux membres de votre équipe : Les administrateurs de l’équipe peuvent sélectionner un ou plusieurs approbateurs chargés de vérifier et d’approuver les Guides avant leur publication, à la demande des éditeurs.

3. Définissez l’ordre d’approbation entre les membres de votre équipe : Vous pouvez choisir l’ordre dans lequel les approbateurs devront vérifier les Guides. Chaque approbateur recevra une notification par e-mail lui demandant de vérifier le Guide uniquement lorsque son tour sera venu.

4. Demandez une approbation : Les éditeurs peuvent demander l’approbation d’un Guide prêt à être publié. Une notification par e-mail sera envoyée aux approbateurs pour les informer qu’ils ont été invités à vérifier un Guide.

5. Approuvez le Guide et publiez-le, ou rejetez-le et donnez votre avis : Le ou les approbateurs doivent vérifier, approuver et publier, ou rejeter le contenu soumis. Une notification par e-mail sera envoyée aux membres de l’équipe pour les informer du statut du Guide : approuvé et publié ou rejeté.

6. Faites publier votre Guide après le rejet d’une version : Vérifiez quelles révisions doivent être effectuées, puis soumettez une nouvelle demande d’approbation.

Activez l’approbation des Guides pour votre ou vos équipe(s)

1. Connectez-vous à votre plateforme en tant qu’administrateur de la plateforme ou administrateur

2. Cliquez sur "Gestion des utilisateurs", puis sur "Équipes" dans le menu principal de la plateforme

3. Cliquez sur l’ équipe pour laquelle vous souhaitez configurer le processus d’approbation

4. Sélectionnez l’onglet Approbation des Guides , puis cochez la case "Activer l’approbation des Guides" pour cette équipe

Attribuez les rôles d’approbateur aux membres de votre équipe

Lorsque cette option est activée, les administrateurs de cette équipe peuvent sélectionner un ou plusieurs approbateurs chargés de vérifier et d’approuver les Guides avant leur publication, à la demande des éditeurs.

Choisissez entre trois modes dans les paramètres de l’équipe :

Approbation par un seul approbateur (Introduite pour éviter les goulots d’étranglement lorsque des membres de l’équipe sont malades ou absents, en maintenant un groupe partagé d’approbateurs sans nécessiter l’accord de chacun.)

Approbation par tous les approbateurs

Approbation par tous les approbateurs dans un ordre défini

1. Sélectionnez un premier approbateur dans la liste des utilisateurs de cette équipe

Remarque : seuls les éditeurs et les administrateurs peuvent se voir attribuer le rôle d’approbateur (les utilisateurs ayant le rôle de lecteur ne peuvent pas être approbateurs, car ils doivent avoir accès au CMS pour vérifier les Guides).

2. Cliquez sur "Ajouter un approbateur" pour sélectionner l’utilisateur suivant dans la liste des utilisateurs de cette équipe

3. Cliquez sur "ENREGISTRER" pour terminer la Configuration de l’approbation des Guides

Cette équipe peut maintenant demander que ses Guides soient vérifiés et publiés.

Définissez l’ordre d’approbation entre les membres de votre équipe

Une fois que vous avez sélectionné les personnes qui doivent approuver les Guides de votre équipe, vous pouvez choisir l’ordre dans lequel elles devront vérifier les Guides. Ainsi, chaque approbateur recevra une notification lui demandant de vérifier le Guide uniquement lorsque son tour sera venu.

1. Cochez la case "Définir l’ordre d’approbation"

2. Cliquez sur les flèches vers le haut et vers le bas pour définir les approbateurs dans le bon ordre

3. Cliquez sur "ENREGISTRER" pour terminer la configuration

Les approbateurs de cette équipe recevront désormais les demandes d’approbation dans l’ordre préétabli.