Asegúrate de que el contenido de tu plataforma de instrucciones SwipeGuide sea revisado y aprobado por las personas autorizadas antes de publicarse

Aprobación de Guías, junto con el registro de versiones y actividad, te permite controlar y estandarizar los documentos sujetos a estrictos controles de calidad, haciendo que las Guías sean revisadas antes de poder publicarlas.

La Aprobación de Guías es una función que podemos activar a nivel de la plataforma (incluida en Enterprise+).

El administrador de la plataforma y el administrador pueden configurar la Aprobación de Guías.

¿Cómo funciona la Aprobación de Guías?

La función es útil para las organizaciones que desean un mayor control de la calidad y/o el cumplimiento de las Guías. Por ejemplo, para un productor de bebidas, vemos la siguiente aplicación. La empresa utiliza SwipeGuide para crear SOP y instrucciones de trabajo. Para cada línea de producción, hay un equipo que crea y mantiene las Guías. Las Guías creadas siempre deben ser revisadas y aprobadas por un ingeniero y el gerente de línea. Por lo tanto, se necesitan los siguientes pasos para configurar y utilizar la Aprobación de Guías dentro de un equipo.

1. Activa la Aprobación de Guías para tus equipos: Una vez que activemos esta función en tu plataforma, los administradores de la plataforma y los administradores podrán activar la Aprobación de Guías para cada equipo.

2. Asigna el rol de aprobador a los miembros de tu equipo: Los administradores del equipo pueden seleccionar uno o más aprobadores responsables de revisar y aprobar las Guías antes de que se publiquen, previa solicitud de los editores.

3. Establece el orden de aprobación entre los miembros de tu equipo: Puedes elegir un orden en el que los aprobadores deban revisar las Guías. Cada aprobador recibirá una notificación por correo electrónico solicitándole que revise la Guía solo cuando sea su turno.

4. Solicita la aprobación: Los editores pueden solicitar la aprobación de una Guía que esté lista para publicarse. Se enviará una notificación por correo electrónico a los aprobadores para informarles de que se les ha solicitado revisar una Guía.

5. Aprueba la Guía y publícala, o recházala y proporciona comentarios: Los aprobadores deben revisar, aprobar y publicar, o rechazar el contenido enviado. Se enviará una notificación por correo electrónico a los miembros del equipo para informarles sobre el estado de la Guía: aprobada y publicada o rechazada.

6. Publica tu Guía después de que una versión haya sido rechazada: Comprueba qué revisiones deben realizarse y, a continuación, envía otra solicitud de aprobación.

Activa la Aprobación de Guías para tus equipos

1. Inicia sesión en tu plataforma como administrador de la plataforma o administrador

2. Haz clic en "Gestión de usuarios" y, a continuación, en "Equipos" en el menú principal de la plataforma

3. Haz clic en el equipo para el que deseas configurar el proceso de aprobación

4. Selecciona la pestaña de Aprobación de Guías y, a continuación, marca la casilla para "Activar la Aprobación de Guías" para este equipo

Asigna roles de aprobador a los miembros de tu equipo

Cuando esté activada, los administradores de ese equipo podrán seleccionar uno o más aprobadores responsables de revisar y aprobar las Guías antes de que se publiquen, previa solicitud de los editores.

Elige entre tres modos en la configuración del equipo:

Aprobación por un solo aprobador (Introducida para evitar cuellos de botella cuando los miembros del equipo están enfermos o ausentes de la oficina, manteniendo un grupo compartido de aprobadores sin necesidad de la aprobación de todos.)

Aprobación por todos los aprobadores

Aprobación por todos los aprobadores en un orden establecido

1. Selecciona un primer aprobador de la lista de usuarios de este equipo

Nota: Solo los editores y administradores pueden tener asignado el rol de aprobador (los visualizadores no pueden ser aprobadores, ya que necesitarían acceso al CMS para revisar las Guías)

2. Haz clic en "Añadir aprobador" para seleccionar al siguiente usuario de la lista de usuarios de este equipo

3. Haz clic en "GUARDAR" para completar la configuración de la Aprobación de Guías

Este equipo ya puede solicitar que sus Guías sean revisadas y publicadas.

Establece el orden de aprobación entre los miembros de tu equipo

Una vez que hayas seleccionado quién debe aprobar las Guías de tu equipo, puedes elegir el orden en el que deberán revisarlas. De esta forma, cada aprobador recibirá una notificación solicitándole que revise la Guía solo cuando sea su turno.

1. Marca la casilla "Establecer orden de aprobación"

2. Haz clic en arriba y en las flechas hacia abajo para establecer los aprobadores en el orden correcto

3. Haz clic en "GUARDAR" para completar la configuración

Los aprobadores de este equipo recibirán ahora las solicitudes de aprobación en el orden preestablecido.