Stellen Sie sicher, dass die Inhalte in Ihrer SwipeGuide Instruction Platform von den autorisierten Personen geprüft und genehmigt werden, bevor sie veröffentlicht werden

Genehmigung von Anleitungen, zusammen mit der Versionsverwaltung  Aktivitätsprotokoll, ermöglicht Ihnen, die Dokumente, die strengen Qualitätskontrollen unterliegen, zu kontrollieren und zu standardisieren – indem Anleitungen geprüft werden, bevor sie veröffentlicht werden können.

Die Genehmigung von Anleitungen ist eine Funktion, die wir auf Plattformebene aktivieren können (in Enterprise+ enthalten).

Plattform-Administratoren und Administratoren können die Genehmigung von Anleitungen einrichten.

Wie funktioniert die Genehmigung von Anleitungen?

Die Funktion eignet sich gut für Organisationen, die eine strengere Kontrolle der Qualität und/oder Compliance ihrer Anleitungen wünschen. Für einen Getränkehersteller sehen wir beispielsweise folgende Anwendung. Das Unternehmen verwendet SwipeGuide, um SOPs und Arbeitsanweisungen zu erstellen. Für jede Produktionslinie gibt es ein Team, das die Anleitungen erstellt und pflegt. Die erstellten Anleitungen müssen immer von einem Ingenieur und dem Linienmanager geprüft und genehmigt werden. Daher sind die folgenden Schritte erforderlich, um die Genehmigung von Anleitungen innerhalb eines Teams einzurichten und zu verwenden.

1. Aktivieren Sie die Genehmigung von Anleitungen für Ihre Teams: Sobald wir diese Funktion auf Ihrer Plattform aktivieren, können die Plattform-Administratoren und Administratoren die Genehmigung von Anleitungen für jedes Team aktivieren.

2. Weisen Sie Ihren Teammitgliedern die Rolle „Genehmiger“ zu: Team-Administratoren können einen oder mehrere Genehmiger auswählen, die dafür verantwortlich sind, Anleitungen zu prüfen und zu genehmigen, bevor sie auf Anfrage von Redakteuren veröffentlicht werden.

3. Legen Sie die Reihenfolge der Genehmigung zwischen Ihren Teammitgliedern fest: Sie können eine Reihenfolge festlegen, in der die Genehmiger die Anleitungen prüfen müssen. Jeder Genehmiger erhält erst dann eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Aufforderung, die Anleitung zu prüfen, wenn er an der Reihe ist.

4. Genehmigung anfordern: Redakteure können die Genehmigung für eine zur Veröffentlichung bereite Anleitung anfordern. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die Genehmiger gesendet, um sie darüber zu informieren, dass sie zur Prüfung einer Anleitung aufgefordert wurden.

5. Anleitung genehmigen und veröffentlichen oder ablehnen und Feedback geben: Der bzw. die Genehmiger müssen die eingereichten Inhalte prüfen, genehmigen und veröffentlichen oder ablehnen. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die Teammitglieder gesendet, um sie über den Status der Anleitung zu informieren: genehmigt und veröffentlicht oder abgelehnt.

6. Lassen Sie Ihre Anleitung veröffentlichen, nachdem eine Version abgelehnt wurde: Prüfen Sie, welche Überarbeitungen vorgenommen werden müssen, und senden Sie anschließend eine weitere Genehmigungsanfrage.

Genehmigung von Anleitungen für Ihre Teams aktivieren

1. Melden Sie sich an auf Ihrer Plattform als Plattform-Administrator oder Administrator an

2. Klicken Sie im Hauptmenü der Plattform auf "Benutzerverwaltung" und anschließend auf "Teams"

3. Klicken Sie auf das Team für das Sie den Genehmigungsprozess einrichten möchten

4. Wählen Sie den Tab Genehmigung von Anleitungen aus und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen "Genehmigung von Anleitungen aktivieren" für dieses Team

Genehmigerrollen für Ihre Teammitglieder zuweisen

Wenn die Funktion aktiviert ist, können die Administratoren dieses Teams einen oder mehrere Genehmiger auswählen, die dafür verantwortlich sind, Anleitungen zu prüfen und zu genehmigen, bevor sie auf Anfrage von Redakteuren veröffentlicht werden.

Wählen Sie in den Teameinstellungen zwischen drei Modi:

Genehmigung durch einen einzelnen Genehmiger (Eingeführt, um Engpässe zu vermeiden, wenn Teammitglieder krank oder abwesend sind, indem ein gemeinsamer Pool von Genehmigern bereitgestellt wird, ohne dass die Zustimmung aller erforderlich ist.)

Genehmigung durch alle Genehmiger

Genehmigung durch alle Genehmiger in einer festgelegten Reihenfolge

1. Wählen Sie einen ersten Genehmiger aus der Benutzerliste dieses Teams aus

Hinweis: Nur Redakteuren und Administratoren kann die Rolle „Genehmiger“ zugewiesen werden (Betrachter können keine Genehmiger sein, da sie Zugriff auf das CMS benötigen würden, um die Anleitungen zu prüfen).

2. Klicken Sie auf "Genehmiger hinzufügen", um den nächsten Benutzer aus der Benutzerliste dieses Teams auszuwählen

3. Klicken Sie auf "SPEICHERN", um die Einrichtung der Genehmigung von Anleitungen abzuschließen

Dieses Team kann nun die Prüfung und Veröffentlichung seiner Anleitungen anfordern.

Die Reihenfolge der Genehmigung zwischen Ihren Teammitgliedern festlegen

Nachdem Sie ausgewählt haben, wer die Anleitungen Ihres Teams genehmigen muss, können Sie eine Reihenfolge festlegen, in der die Genehmiger die Anleitungen prüfen müssen. Auf diese Weise erhält jeder Genehmiger erst dann eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, die Anleitung zu prüfen, wenn er an der Reihe ist.

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Genehmigungsreihenfolge festlegen"

2. Klicken Sie auf die Pfeile nach oben und Pfeile nach unten , um die Genehmiger in die richtige Reihenfolge zu bringen

3. Klicken Sie auf "SPEICHERN", um die Einrichtung abzuschließen

Die Genehmiger dieses Teams erhalten die Genehmigungsanfrage nun in der zuvor festgelegten Reihenfolge.