Partage de documents intersites

Configuration du partage entre plusieurs sites

Si votre entreprise gère plusieurs sites opérationnels sur le même serveur, vous pouvez partager la documentation standard entre les Sites afin d’éliminer le travail en double.

1. Ouvrez le document appartenant à votre site.

2. Repérez la section « Partager le document ».

3. Cliquez sur Modifier en bas de la section.

4. Sélectionnez Tous les Sites (partage global) ou choisissez des sites cibles individuels dans le menu déroulant, puis enregistrez.

Gestion des fichiers partagés (sites récepteurs)

Une fois partagé, un document apparaît automatiquement sur le site récepteur dans un onglet de catégorie dédié « Documents partagés ».

⚠ Avertissement relatif aux autorisations : Les sites récepteurs ne peuvent pas modifier les en-têtes principaux du document (Nom, Description, Catégorie, état Actif). Ces champs restent entièrement gérés par le « Site propriétaire » d’origine.

Cependant, les sites récepteurs peuvent personnaliser indépendamment la manière dont ils utilisent le fichier localement. Depuis la vue du fichier partagé, un site récepteur peut utiliser ses propres configurations locales de menus déroulants pour :

• Lier le document à des événements planifiés, des Compétences, des Ordres de travail ou des produits locaux.

• Joindre localement le document à des Expéditions locales.

Contraintes critiques

• Expéditions automatisées : Les documents ne peuvent pas être partagés s’ils utilisent des « Limites de rejet » numériques ou des déclencheurs « Oui/Non » pour lancer des expéditions automatisées. Comme les sites associés utilisent des types d’expédition et des paramètres de métier locaux qui leur sont propres, ces règles d’automatisation empêchent le partage.

• Règles de désactivation : Les documents désactivés ne peuvent pas être partagés. Si un Site propriétaire réactive un fichier, le partage, puis le désactive à nouveau, l’accès est immédiatement révoqué pour tous les sites associés.

• Numérotation non séquentielle : Lorsque le partage entre sites est actif, les numéros des documents sont générés à l’échelle du serveur afin d’éviter les doublons. Si vous créez trois documents à la suite, vos numéros peuvent ressembler à 123, 124, et 127. C’est normal ; les numéros 125 et 126 ont simplement été attribués à un utilisateur d’un site associé à ces instants précis.