Dokumentenzentrum: Überarbeitungen, Checklisten & Massen-Uploads

Last updated: July 14, 2026

Dokumentrevisionen erstellen

Immer wenn Sie auf Speichern und Revision erstellenklicken, müssen Sie eine von drei verschiedenen Methoden auswählen, um Ihre Inhalte bereitzustellen:

  • Option 1 – Datei hochladen: Laden Sie eine Datei (z. B. eine PDF-Datei, ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder ein Video) direkt von Ihrem Computer in das Cloud-Repository hoch. Videodateien müssen kleiner als 200-MBsein. Das PDF-Format wird für plattformübergreifende Kompatibilität dringend empfohlen.

  • Option 2 – Checklisten-Vorlage erstellen: Erstellen Sie direkt auf der Plattform eine interaktive, digitale Checkliste. Geben Sie im Revisionsfeld eine kurze Zusammenfassung der Änderungen ein (verwenden Sie für Version 1.0 „Initial Revision“) und speichern Sie sie.

  • Option 3 – Link zu einer vorhandenen Webdatei: Am besten geeignet, wenn Ihr Unternehmen Dateien auf einem sicheren Unternehmensserver (z. B. SharePoint, Lotus Notes) hostet oder wenn Sie direkt auf die URL eines externen Lieferantenhandbuchs verlinken möchten (https://...). Vermeiden Sie die Verknüpfung mit lokalen PC-Laufwerken (C:\), da externe Benutzer diese nicht öffnen können.

Admin-Tool: Mehrere Dokumente hochladen

Wenn Sie über Admin- oder Ressourcenberechtigungen innerhalb des Moduls „Standardarbeit/Dokumente“ verfügen, können Sie den Tab Mehrere Dokumente hochladen verwenden, um Datensätze massenweise zu importieren.

  1. Wählen Sie Ihre Ziel- Dokumentkategorie aus dem Dropdown-Menü aus.

  2. Wählen Sie ein Format: „als Dateien hochladen“ (öffnet Standardformate wie Word/Excel) oder „in Checklisten konvertieren“ (wandelt die Uploads automatisch in interaktive Checklistenmodule um).

  3. Wählen Sie Ihre Dateien aus und klicken Sie auf DATEIEN HOCHLADEN.

⚡ Schnellveröffentlichung: Das Hochladen von Dateien über das Massen-Tool veröffentlicht sie automatisch sofort und umgeht damit vollständig alle für diese Kategorie festgelegten standardmäßigen Genehmigungsabläufe für Dokumente.

Fehlerbehebung: Fehler „Meine Checkliste konnte nicht gespeichert werden“

Wenn Sie beim Speichern einer Checklisten-Vorlage die Fehlermeldung erhalten, dass Sie „einen gültigen Arbeitsbereich auswählen müssen, wenn ein Versandtyp ausgewählt ist“ bedeutet dies, dass Sie innerhalb Ihrer Aufgaben strenge betriebliche Grenzen definiert haben (z. B. Außerhalb der Toleranz oder Ablehnungsgrenzen).

  • Die Ursache: Durch das Festlegen numerischer Grenzen haben Sie das System implizit angewiesen, automatisch einen Versand zu starten, wenn ein Benutzer einen Messwert außerhalb der Parameter erfasst.

  • Die Lösung: Das System benötigt einen eindeutigen betrieblichen Ablauf, um diesen automatisierten Versand zu protokollieren. Wenn Sie eine Checklistenaufgabe so konfigurieren, dass sie einen bestimmten Versandtypauslöst, müssen Sie außerdem einen entsprechenden Arbeitsbereich festlegen, der für die Bearbeitung zuständig ist (und umgekehrt), bevor die Plattform das Speichern Ihrer Vorlage zulässt.